Déboursé par fournisseur

OBJECTIF

Le Déboursé par fournisseur permet d’entrer les paiements à faire aux fournisseurs.

PRÉREQUIS

Étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Paiement > Déboursé par fournisseur

Entrer un déboursé par fournisseur

Choisir un Fournisseur

Si une ou plusieurs dénonciations sont liées au fournisseur, le message Attention! Des dénonciations sont rattachées s’affiche.

Pour que le message ne s’affiche pas lorsqu’une dénonciation est liée à un fournisseur, décocher la case à cocher Suivi de dénonciation dans les Configurations générales, menu Achats et approvisionnement, sous-menu Généralités.

Les icônes Afficher le fournisseur avec solde suivant (Shift+F4) et Afficher le fournisseur avec solde précédent (Shift+F3)peuvent être utilisées pour faciliter la recherche.

Choisir un Projet si le déboursé doit être fait sur un projet en particulier.
Cliquer sur l’icône Confirmer le choix du fournisseur.

L’icône Entrer un escompte global permet d’entrer un montant d’escompte qui sera réparti sur l’ensemble des factures à payer.

Les champs Tous ou Solde standard permettent de voir tous les soldes ou seulement les soldes standard. Les soldes standard affichent uniquement les factures qui ont un solde sans retenue.

Champ

Description

Solde

Montant du solde à payer.

Retenue

Montant du solde des retenues à payer.

Avance

Montant des avances.

Champ	Description
Solde	Montant du solde à payer.
Retenue	Montant du solde des retenues à payer.
Avance	Montant des avances.

Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Champ

Description

Date

Date du chèque.

NOTE : Par défaut, le système affiche la date de travail mais il est possible de la modifier.

No chèque

Numéro du chèque.

NOTE : Si le champ est vide, le système génère le numéro de chèque automatiquement, selon le compteur de chèque de l’option Gestion des comptes de banque.

NOTE : Si un numéro est inscrit manuellement, le système ne demande pas de l’imprimer et il est impossible de l’imprimer à nouveau.

Fournisseur payé

Fournisseur pour qui le paiement est effectué.

NOTE : Il est possible de sélectionner un fournisseur différent de celui qui a émis la facture. Le chèque est alors libellé au nom du fournisseur sélectionné, mais la facture du compte à payer demeure enregistrée sous le fournisseur original. Cette fonctionnalité est utile pour les dénonciations où le paiement est fait directement à un sous-traitant et où le reste du solde demeure au compte du fournisseur.

Avance

Avance faite au fournisseur.

NOTE : Une valeur positive permet d’effectuer un paiement d’avance au fournisseur et une valeur négative permet d’annuler le montant des avances faites au fournisseur.

Intérêts

Montant d’intérêts payés sur une facture.

Taux d’escompte

Taux d’escompte applicable sur le paiement.

NOTE : Si un taux a été entré dans la Gestion des fournisseurs, ce dernier s’affiche lors de l’entrée d’un déboursé.

NOTE : Il est possible de sélectionner un escompte de la Gestion des escomptes avancée en cochant la fonctionnalité dans l’icône Configuration.

Remarque

Description pour fins de référence.

NOTE : Ce commentaire s’imprime sur le talon du chèque dans le formulaire standard du système.

Montant

Montant du chèque.

NOTE : Le montant affiché est calculé automatiquement selon les paiements inscrits dans le tableau + les avances + les intérêts inscrits - l’escompte global.

Ch. conjoint

Nom d’une autre personne, si c’est un chèque conjoint.

NOTE : Lors de l’impression du chèque, le nom du fournisseur de même que le nom de la personne conjointe peuvent s’imprimer sur le chèque en ajoutant la variable CHEQUECONJOINT dans le formulaire de chèque.

Section Comptes :

Champ

Description

Banque

Compte de banque à partir duquel le paiement sera effectué.

NOTE : Le système affiche le compte inscrit par défaut dans la Gestion des fournisseurs. Si le champ est vide, il affiche celui des Configurations diverses.

Escompte

Compte d’escompte à utiliser.

NOTE : Le système affiche par défaut le compte des Configurations diverses.

Avance

Compte d’avance des comptes fournisseurs sélectionné dans les Configurations diverses du grand livre.

NOTE : Ce champ permet de produire un rapport des avances par département de comptes fournisseurs.

NOTE : Maestro* affiche par défaut le compte des Configurations diverses.

CAP

Compte de grand livre des comptes fournisseurs affecté par la transaction.

NOTE : Si les Configurations diverses des modules Comptabilité et Achats et approvisionnements ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.

Cette section se complète par défaut si des comptes ont été entrés dans les Configurations diverses. Cependant, il est possible de modifier un compte lors de l’entrée d’une transaction afin d’affecter ce compte pour la transaction seulement.

Section Infos additionnelles fournisseur : permet de visualiser des informations complémentaires sur le fournisseur issues de la Gestion des fournisseurs.

Section Ventilation :

Champ

Description

Date facture

Date de la facture.

Date due

Date due de la facture.

No facture

Numéro de la facture.

No projet

Numéro de projet.

No commande

Numéro de la commande rattachée à la facture.

Solde

Solde de la facture à payer.

Paiement

Montant du paiement.

Escompte

Escompte applicable.

Solde Retenue

Solde de la retenue.

Paiement Retenue

Paiement effectué sur la retenue.

Cpt

Numéro de compteur de la facturation provenant de l’Achat de projet ou de la Facturation.

Date réelle

Date réelle de la facture.

Préfixe

Préfixe de la compagnie responsable du paiement.

NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

Devise

Devise de la facture.

Remarques

Remarque affichée par le système en cas de problématique sur la transaction.

Dénoncé

La case est cochée dans cette colonne selon un ou l'autre des deux cas suivants :

Les factures ayant une dénonciation liée au fournisseur et au projet (sans commande);

Les factures ayant une dénonciation liée au fournisseur, au projet et la commande (seules les factures liées à la commande).

Si la facture n'a aucune dénonciation, la case n'est pas cochée.

État

État de la facture à payer.

Le système indique en ROUGE les factures pour lesquelles la devise est différente de celle du fournisseur. Il est nécessaire de modifier la devise du fournisseur dans la Gestion des fournisseurs pour être capable de traiter la transaction.

Il est possible de configurer, dans la Consultation des fournisseurs, des couleurs d’affichage en fonction de l’état de la facture.

Section Paiements :

Champ

Description

Retenues

La case doit être cochée si un paiement est effectué sur les retenues.

NOTE : L’entrée de la retenue doit se faire au moment de l’entrée de l’achat.

Tableau

Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, sans tenir compte de l’escompte. Le traitement sera effectué pour chacune des factures du tableau.

NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F2 pour activer cette fonction.

Tableau-Esc

Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, en tenant compte de l’escompte inscrit au champ Tauxd’escompte. Le traitement sera effectué pour chacune des factures du tableau.

ATTENTION ! Ce mode n’applique pas les escomptes sur les montants de retenues.

NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F3 pour activer cette fonction.

Tabl. – Esc. Tot.

Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, en tenant compte de l’escompte inscrit au champ Taux d’escompte. Le traitement sera effectué pour chacune des factures du tableau.

NOTE : L’escompte sera calculé sur le solde total de chaque facture, incluant les montants de retenues.

NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F7 pour activer cette fonction.

Facture

Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, sans tenir compte de l’escompte. Le traitement sera effectué uniquement pour la facture sélectionnée dans le tableau.

NOTE : Ne tient pas compte des escomptes.

NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F4 pour activer cette fonction.

Facture-Esc

Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, en tenant compte de l’escompte inscrit au champ Taux d’escompte. Le traitement sera effectué uniquement pour la facture sélectionnée dans le tableau.

ATTENTION ! Ce mode n’applique pas les escomptes sur les montants de retenues.

NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F5 pour activer cette fonction.

Fact.-Esc. Tot.

Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, en tenant compte de l’escompte inscrit au champ Taux d’escompte. Le traitement sera effectué uniquement pour la facture sélectionnée dans le tableau.

NOTE : L’escompte sera calculé sur le solde total de chaque facture, incluant les montants de retenues.

NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F6 pour activer cette fonction.

Champ	Description
Date	Date du chèque. NOTE : Par défaut, le système affiche la date de travail mais il est possible de la modifier.
No chèque	Numéro du chèque. NOTE : Si le champ est vide, le système génère le numéro de chèque automatiquement, selon le compteur de chèque de l’option Gestion des comptes de banque. NOTE : Si un numéro est inscrit manuellement, le système ne demande pas de l’imprimer et il est impossible de l’imprimer à nouveau.
Fournisseur payé	Fournisseur pour qui le paiement est effectué. NOTE : Il est possible de sélectionner un fournisseur différent de celui qui a émis la facture. Le chèque est alors libellé au nom du fournisseur sélectionné, mais la facture du compte à payer demeure enregistrée sous le fournisseur original. Cette fonctionnalité est utile pour les dénonciations où le paiement est fait directement à un sous-traitant et où le reste du solde demeure au compte du fournisseur.
Avance	Avance faite au fournisseur. NOTE : Une valeur positive permet d’effectuer un paiement d’avance au fournisseur et une valeur négative permet d’annuler le montant des avances faites au fournisseur.
Intérêts	Montant d’intérêts payés sur une facture.
Taux d’escompte	Taux d’escompte applicable sur le paiement. NOTE : Si un taux a été entré dans la Gestion des fournisseurs, ce dernier s’affiche lors de l’entrée d’un déboursé. NOTE : Il est possible de sélectionner un escompte de la Gestion des escomptes avancée en cochant la fonctionnalité dans l’icône Configuration.
Remarque	Description pour fins de référence. NOTE : Ce commentaire s’imprime sur le talon du chèque dans le formulaire standard du système.
Montant	Montant du chèque. NOTE : Le montant affiché est calculé automatiquement selon les paiements inscrits dans le tableau + les avances + les intérêts inscrits - l’escompte global.
Ch. conjoint	Nom d’une autre personne, si c’est un chèque conjoint. NOTE : Lors de l’impression du chèque, le nom du fournisseur de même que le nom de la personne conjointe peuvent s’imprimer sur le chèque en ajoutant la variable CHEQUECONJOINT dans le formulaire de chèque.

Champ	Description
Banque	Compte de banque à partir duquel le paiement sera effectué. NOTE : Le système affiche le compte inscrit par défaut dans la Gestion des fournisseurs. Si le champ est vide, il affiche celui des Configurations diverses.
Escompte	Compte d’escompte à utiliser. NOTE : Le système affiche par défaut le compte des Configurations diverses.
Avance	Compte d’avance des comptes fournisseurs sélectionné dans les Configurations diverses du grand livre. NOTE : Ce champ permet de produire un rapport des avances par département de comptes fournisseurs. NOTE : Maestro* affiche par défaut le compte des Configurations diverses.
CAP	Compte de grand livre des comptes fournisseurs affecté par la transaction. NOTE : Si les Configurations diverses des modules Comptabilité et Achats et approvisionnements ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.

Champ	Description
Date facture	Date de la facture.
Date due	Date due de la facture.
No facture	Numéro de la facture.
No projet	Numéro de projet.
No commande	Numéro de la commande rattachée à la facture.
Solde	Solde de la facture à payer.
Paiement	Montant du paiement.
Escompte	Escompte applicable.
Solde Retenue	Solde de la retenue.
Paiement Retenue	Paiement effectué sur la retenue.
Cpt	Numéro de compteur de la facturation provenant de l’Achat de projet ou de la Facturation.
Date réelle	Date réelle de la facture.
Préfixe	Préfixe de la compagnie responsable du paiement. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Devise	Devise de la facture.
Remarques	Remarque affichée par le système en cas de problématique sur la transaction.
Dénoncé	La case est cochée dans cette colonne selon un ou l'autre des deux cas suivants : Les factures ayant une dénonciation liée au fournisseur et au projet (sans commande); Les factures ayant une dénonciation liée au fournisseur, au projet et la commande (seules les factures liées à la commande). Si la facture n'a aucune dénonciation, la case n'est pas cochée.
État	État de la facture à payer.

Champ	Description
Retenues	La case doit être cochée si un paiement est effectué sur les retenues. NOTE : L’entrée de la retenue doit se faire au moment de l’entrée de l’achat.
Tableau	Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, sans tenir compte de l’escompte. Le traitement sera effectué pour chacune des factures du tableau. NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F2 pour activer cette fonction.
Tableau-Esc	Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, en tenant compte de l’escompte inscrit au champ Tauxd’escompte. Le traitement sera effectué pour chacune des factures du tableau. ATTENTION ! Ce mode n’applique pas les escomptes sur les montants de retenues. NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F3 pour activer cette fonction.
Tabl. – Esc. Tot.	Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, en tenant compte de l’escompte inscrit au champ Taux d’escompte. Le traitement sera effectué pour chacune des factures du tableau. NOTE : L’escompte sera calculé sur le solde total de chaque facture, incluant les montants de retenues. NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F7 pour activer cette fonction.
Facture	Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, sans tenir compte de l’escompte. Le traitement sera effectué uniquement pour la facture sélectionnée dans le tableau. NOTE : Ne tient pas compte des escomptes. NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F4 pour activer cette fonction.
Facture-Esc	Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, en tenant compte de l’escompte inscrit au champ Taux d’escompte. Le traitement sera effectué uniquement pour la facture sélectionnée dans le tableau. ATTENTION ! Ce mode n’applique pas les escomptes sur les montants de retenues. NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F5 pour activer cette fonction.
Fact.-Esc. Tot.	Permet d’inscrire le paiement automatiquement selon le solde à payer de la facture, en tenant compte de l’escompte inscrit au champ Taux d’escompte. Le traitement sera effectué uniquement pour la facture sélectionnée dans le tableau. NOTE : L’escompte sera calculé sur le solde total de chaque facture, incluant les montants de retenues. NOTE : Il est possible d’utiliser les touches de raccourcis Shift-Ctrl-F6 pour activer cette fonction.

Cliquer sur Enregistrer.

À la suite de l’enregistrement de la transaction, le système affiche une question à savoir si un état des déboursés doit être imprimé lorsque le nombre de facture dépasse la capacité d’impression sur le talon du chèque. Dans le cas contraire, la question n’est pas affichée.

Lors de la fermeture de l’option, le système affiche un tableau des déboursés pour lesquels l’état de déboursé est nécessaire.

Voir aussi

Consultation des fournisseurs
Configurations diverses – Achat et approvisionnement
Comment faire Conciliation des heures fournisseurs
Comment faire Configurer le paiement direct des fournisseurs

Dernière modification : 20 septembre 2024